Le mode administratif de Pronote est le mode de connexion au logiciel qui ouvre le plus de fonctionnalités, mais seuls les personnels déclarés comme utilisateurs administratifs de l’établissement s’y connectent (direction, secrétariat, gestionnaire de la base). Chacun n’y voit que ce que son profil d’autorisations lui permet. L’espace parents et élèves est un accès distinct, géré depuis ce mode par l’établissement.
Le mode administratif de Pronote en quelques mots
Pronote, édité par Index Éducation, se manipule dans les établissements scolaires avec plusieurs modes de connexion : administratif, vie scolaire, enseignant. Le mode administratif est celui de la gestion de l’établissement.
Chaque utilisateur reçoit une fonction (direction, par exemple), un mode de connexion autorisé et un profil. Le profil décide des données et des réglages accessibles, ce qui explique que deux personnels en mode administratif ne voient pas la même chose.
Si les groupes prédéfinis ne conviennent pas à un poste, l’administrateur peut en créer de nouveaux. Le mode administratif n’est donc pas un bloc unique : sa portée change d’un établissement à l’autre, et d’un agent à l’autre.
Quels personnels peuvent se connecter en mode administratif
Seuls les utilisateurs créés comme personnels de l’établissement peuvent recevoir ce mode. L’éditeur recommande un compte par personne, avec un nom unique, et des autorisations limitées à ce dont chacun a besoin.
Un personnel de vie scolaire peut aussi cumuler plusieurs modes de connexion, selon ce que l’administrateur lui a attribué. Un enseignant, lui, utilise le mode enseignant, comme le détaille ce guide sur la gestion de classe d’un enseignant dans Pronote.
Mode administratif, enseignant et vie scolaire : ce qui change
Le mode administratif donne accès à un périmètre de fonctionnalités plus large que les autres modes, puisqu’il couvre la gestion de la base et des utilisateurs. Un enseignant y gagnerait des réglages dont il n’a pas l’usage, d’où l’intérêt de séparer les accès.
La distinction avec le mode enseignant est donc surtout une question de responsabilités : l’un sert à gérer la classe, l’autre à administrer l’établissement. Cette séparation protège aussi les données des élèves : chaque mode et chaque profil limite ce qui est visible et modifiable.
Dans la pratique, un secrétariat qui gère les inscriptions et un chef d’établissement qui consulte les statistiques n’ont pas besoin des mêmes écrans. Le profil permet d’ajuster l’accès poste par poste, sans multiplier les comptes partagés, que l’éditeur déconseille.
Attribuer le mode administratif à un utilisateur
L’attribution se fait par un administrateur de la base, en trois temps (fonction, mode de connexion autorisé, profil), à partir de la liste des personnels :
- ouvrir Ressources > Personnels > Liste, puis créer le personnel en saisissant son nom et son prénom, et choisir sa fonction ;
- sélectionner le mode de connexion autorisé et le profil d’autorisations correspondant au poste ;
- contrôler les autorisations du profil dans Fichier > Administration des utilisateurs avant de l’attribuer.
Pour vérifier ensuite ce qui a été attribué, la même liste affiche les modes dans la colonne consacrée au type de connexion et aux autorisations. Un double clic sur la cellule permet de changer de profil.
Cette vérification est utile après un changement de poste ou l’arrivée d’un remplaçant : un compte resté avec un profil trop large donne accès à plus de données que nécessaire.
Connexions simultanées et licence de consultation
Le contrat de l’établissement fixe un nombre limité de connexions administratives en même temps : quatre par défaut, parfois davantage. Quand toutes sont prises, la connexion est refusée, un cas fréquent à la rentrée.
Si l’établissement dispose de la licence de consultation, un personnel qui n’a rien à modifier peut se connecter en mode administratif en cochant l’option Consultation, qui donne un accès en lecture seule. Un superadministrateur peut aussi afficher la liste des utilisateurs connectés et en déconnecter un.
Réserver le mode administratif aux personnels qui en ont réellement besoin évite d’atteindre la limite.
En cas de connexion refusée pour un personnel, il est donc utile de contrôler dans l’ordre : le mode de connexion autorisé sur son compte, puis le nombre de connexions administratives déjà ouvertes.
Ce que ce mode change pour les parents et les élèves
Les familles ne se connectent jamais en mode administratif. Ce que les parents consultent dans leur espace (emploi du temps, notes, absences) dépend des paramètres réglés par les personnels de l’établissement.
En cas de problème d’accès à l’espace parents, la démarche passe par l’établissement. Les articles consacrés à l’espace Pronote du collège Laure Gatet et à la connexion des familles du lycée Joffre montrent comment cela se présente côté famille.
Un compte parent bloqué se règle donc auprès du secrétariat, qui dispose du mode administratif pour intervenir. Mieux vaut préciser au secrétariat l’identifiant concerné et le message affiché à l’écran, ce qui lui permet de vérifier le compte plus rapidement.
