Quand on gère une dizaine de mesures de curatelle et de tutelle, le premier problème n’est pas juridique, c’est logistique. Retrouver un justificatif bancaire datant de huit mois, produire un compte de gestion cohérent pour le juge, éviter de mélanger les flux entre deux majeurs protégés.
Proxima, le logiciel métier développé par Tutelle Au Quotidien, est conçu pour répondre à ces contraintes quotidiennes des MJPM, des services tutélaires et des préposés d’établissement. Encore faut-il savoir quelles fonctions utiliser et comment elles s’articulent depuis les évolutions récentes.
Contrôle externe des comptes de gestion : ce que change le décret n° 2024-659 pour Proxima
Depuis le 1er janvier 2025, le décret n° 2024-659 a modifié la logique du contrôle des comptes de gestion. Le contrôle ne passe plus uniquement par le greffe : un professionnel qualifié, désigné par le juge dès le jugement d’ouverture, attend désormais des pièces complètes, classées et cohérentes.
Pour un mandataire qui travaille sur Proxima, cela signifie que la comptabilité ne peut plus être un simple relevé annuel mis en forme à la dernière minute. Chaque opération doit être rattachée à la bonne mesure, chaque justificatif doit être archivé dans la GED (gestion électronique des documents) et relié à l’écriture correspondante.
En pratique, on constate que les logiciels qui ne structurent pas nativement ce lien entre pièce comptable et document justificatif obligent les mandataires à reconstituer des dossiers manuellement avant chaque échéance. C’est précisément le type de tâche que le module comptable de Proxima cherche à éliminer, en automatisant le classement par mesure et par période.
Proxima tutelle : les fonctions comptables et la télétransmission bancaire
La gestion comptable reste le cœur du logiciel. Proxima permet de suivre les comptes de chaque personne protégée, d’enregistrer les opérations courantes et de préparer les comptes de gestion annuels destinés au juge des tutelles.
Télétransmission avec les établissements bancaires
La télétransmission bancaire est l’une des fonctions les plus utilisées. Elle permet de récupérer automatiquement les relevés et mouvements bancaires, puis de les intégrer dans la comptabilité de chaque majeur protégé. Comme le résume une MJPM utilisatrice, l’objectif est de généraliser cette télétransmission avec l’ensemble des banques pour respecter les choix des majeurs protégés tout en réduisant les saisies manuelles.
Les retours varient sur ce point selon les établissements bancaires : certaines banques proposent des formats compatibles sans difficulté, d’autres nécessitent des ajustements de paramétrage.
Séparation stricte des flux entre mesures
Un piège classique en gestion tutélaire consiste à mélanger les écritures entre deux mesures, surtout quand on gère des dizaines de dossiers simultanément. Proxima impose un rattachement systématique de chaque compte à une mesure, ce qui réduit le risque d’erreur lors de la production du compte de gestion annuel.
GED et gestion administrative dans Proxima pour les mesures de curatelle et tutelle
Au-delà de la comptabilité, Proxima intègre un module de gestion administrative qui couvre le suivi des échéances, la production de courriers types et l’archivage documentaire.
- La GED permet de numériser et classer les pièces justificatives (factures, courriers du juge, certificats médicaux) directement dans le dossier de la personne protégée, avec un lien vers l’opération comptable concernée.
- Le suivi des échéances alerte le mandataire sur les dates de renouvellement de mesure, les délais de remise des comptes de gestion et les rendez-vous à programmer.
- Les modèles de courrier permettent de générer rapidement les documents administratifs récurrents (requêtes au juge, courriers aux banques, notifications aux majeurs protégés).
Pour un service tutélaire qui gère un volume conséquent de mesures, l’homogénéisation des procédures via un cadre unique est un gain direct. Un directeur d’association utilisatrice souligne que Proxima a permis de renforcer cette homogénéisation des traitements au sein de son équipe.
Mon Proxima : le portail de consultation pour les personnes protégées
L’architecture récente de Tutelle Au Quotidien distingue deux briques complémentaires. Proxima est le logiciel métier, réservé aux professionnels (MJPM, services tutélaires, préposés). Mon Proxima est un portail web distinct, destiné aux majeurs protégés et, le cas échéant, à leurs proches autorisés.
L’idée est de permettre à la personne sous curatelle ou tutelle de consulter ses comptes, ses dépenses et certains documents sans dépendre d’un appel téléphonique ou d’un rendez-vous physique avec son mandataire. Cette logique de transparence encadrée s’inscrit dans les obligations légales de rendre compte au majeur protégé de la gestion de son patrimoine.
Accessibilité pour les majeurs peu à l’aise avec le numérique
L’un des enjeux concrets de Mon Proxima concerne le paramétrage pour des personnes qui ne maîtrisent pas les outils numériques. Le portail doit être configuré en amont par le mandataire, qui définit le niveau d’accès et les informations visibles. On peut restreindre l’affichage aux seules dépenses récentes ou ouvrir un accès plus large selon le degré d’autonomie du majeur protégé.
Abonnement Proxima et formation : ce qu’il faut anticiper
Proxima fonctionne sur un modèle d’abonnement. Le choix de la formule dépend du nombre de mesures gérées et des modules activés. Tutelle Au Quotidien propose également des formations dédiées au logiciel, ce qui n’est pas un détail quand on sait que la prise en main d’un outil métier de ce type peut demander plusieurs semaines d’adaptation.
- Les formations couvrent la comptabilité, la GED, la gestion administrative et les spécificités liées aux différents types de mesures (curatelle simple, curatelle renforcée, tutelle).
- Le support technique est accessible aux abonnés, avec un accompagnement à la mise en place initiale du logiciel dans la structure.
- La mobilité est intégrée : Proxima est utilisable en déplacement, ce qui compte pour les MJPM individuels qui se rendent régulièrement au domicile des personnes protégées.
Pour une structure qui hésite entre plusieurs outils de gestion de tutelle, le critère déterminant n’est pas la liste des fonctionnalités affichées, mais la capacité du logiciel à produire un dossier complet pour le contrôle externe sans retraitement manuel. Avec l’entrée en vigueur du décret n° 2024-659, cette exigence n’est plus optionnelle.
